В гармонии с собой и миром Далеко не все люди осознанно хотят работать лучше, продуктивнее и успевать больше. Но те, кто об этом задумываются и предпринимают пусть даже небольшие шаги, находятся на правильном пути. Если вы твердо решили получить больше знаний, а также постепенно тренировать свою усидчивость, сосредоточенность и дисциплину на работе, то это статья для вас.
Вы не обнаружите в ней секретные джедайские техники. Мы собрали для вас давно известные способы повышения продуктивности, которые доказали свою эффективность в миллионах компаний по всему миру.
Что такое прокрастинация?
Прокрастинация — процесс откладывания дел на более поздний срок. Прокрастинация бывает разной. Иногда вы тяните с курсовой до последних 3 дней перед сдачей, или откладываете важное рабочее задание на завтра, или готовитесь взяться за задачу, но перед этим решаете пролистать ленту новостей. Все это прокрастинация — серьезная проблема для множества людей, и ее последствия могут быть гораздо более серьезными, чем нам кажется.
Привычное понимание способов борьбы с прокрастинацией сводятся к силе воли. Большинство людей считает, что им просто не хватает силы воли, чтобы работать более сосредоточенно, не отвлекаться и успевать больше. Но не так давно эта гипотеза была подвергнута сомнению учеными.
Люди, которые успешно сопротивляются, например, соблазну съесть пирожное не обладают большей силой воли, чем те, кто поддается искушению. Фишка в том, чтобы не тусоваться в кондитерской или просто проходить мимо отдела с вкусняшками в магазине.
Главное отличие первых от вторых — использование простых стратегий избегания соблазна отвлекаться. Кому-то маленькие хитрости были привиты хорошим учителем в школе, кто-то читал книги и научные труды по данной тематике, более практичные люди бесконечно экспериментировали над собой и путем проб и ошибок нашли для себя эффективные стратегии.
Говоря проще, куда важнее поменьше сталкиваться с ситуациями соблазна (например, дилеммой почитать свежие новости или продолжить работу), чем изо всех сил сдерживать свои порывы. Сдерживание порывов и желаний рано или поздно приводит к тому, что сила воли вас подводит. В какие-то периоды жизни она подводит слишком часто, что приводит к печальным последствиям. Гораздо проще научиться поменьше сталкиваться с ситуациями выбора — работать или почитать развлекательный чат и новости.
Расставить приоритеты
Но прежде, чем мы перейдем к советам и рекомендациям о том, как учиться работать продуктивно, нужно четко понять, над чем вы работаете и каких целей добиваетесь. Это в меньшей степени касается офисных работников, у которых есть четкие задачи и должностные инструкции, и в больше степени тех, кто работает над собственными проектами и идеями.
Невозможно вести слишком много дел одновременно, преследовать большое количество целей. Распыляться на все, что вам предлагают или на все, что пришло в голову часто значит не получать значимых результатов во всем. Начинать и бросать, запутаться в своих идеях и задачах, не уделять им столько времени, сколько стоило бы, разочаровываться в результатах — все это про человека, который не умеет расставлять приоритеты.
Поэтому, если вы понимаете, что взяли на себя слишком много, что результаты ни по одному из проектов вас не удовлетворяют или все движется слишком медленно, первое, что вам стоило бы сделать, это взять бумагу и ручку, записать все свои начинания, а потом решить, что из всего этого — приоритетные идеи и задачи, каким из остальных вы будете уделять время только, если оно останется, а какие нужно просто оставить до лучших времен, заморозить.
Как повысить продуктивность работы?
Все рекомендации и приемы, которые описаны ниже придуманы и опробованы очень давно. Миллионы людей выбирают из них лучшие, чтобы составить собственную систему продуктивной работы с хорошими результатами. Попробуйте и вы.
Магия утра
Утро — отличное время для работы. В ранние часы каждый из нас свеж (если спал не менее 7 часов), и еще не успел устать. Утром лучше всего удается не отвлекаться на социальные сети, новости и переписку с друзьями. Это легко доказать, если логировать (записывать) все время, проведенное на различных сайтах (есть специальные программы, которые сами записывают всю вашу активность на компьютере, ноутбуке или смартфоне). Если посмотреть статистику большинства людей, то окажется, что на сайтах соцсетей, новостей и развлекательных ресурсов люди больше времени проводят после обеда и перед сном, а не утром.
Под утром мы понимаем время не позже 10. Но чем раньше вы встали (следовательно, раньше легли), тем лучше сможете использовать это время для продуктивной работы.
Главный совет: постарайтесь встать раньше обычного, и после душа и завтрака сразу начать работать. Уделите первые полчаса-час каждого дня работе без отвлечений, а только потом проверьте почту, социальные сети, сообщения в мессенджерах и т. д. Не наоборот. Вы поймете, что, начав с работы, а не с проверки новостей, вы задаете тон всему дню. После этого будет гораздо легче быстро вернуться к насущным делам и успеть сделать самые важные задачи еще до обеда.
Четкий список задач
Когда у вас есть четкий список задач, вы не тратите время на размышления: чем бы заняться, какая из задач важнее. Просто берете и делаете. Заодно видите прогресс: сколько дел уже сделано и сколько осталось, таким образом лучше планируя оставшееся время.
Кроме того, есть так называемый процесс «загрузки задач»: чем раньше вы их запишите и распланируете рабочий день, тем больше вероятности, что сделаете все задуманное. Пока не до конца понятно, как это работает, но те, кто ставит задачи с вечера, на следующий день с большей вероятностью справляется с ними, чем те, кто держит список дел в голове и не имеет никакого четкого плана.
Сначала важные задачи
В начале рабочего дня (а лучше накануне вечером) решите, какие из задач на сегодня самые важные. Вы можете решить это сами на основе собственного опыта или спросить об этом у своего руководителя.
Начните день именно с этого. Как мы убедились, самое продуктивное время дня — утро. Если вы сразу сделаете самые важные и трудные дела, в оставшееся время вам будет легко сосредоточиться на второстепенных. С психологической точки зрения вы разгрузите себя и будете с воодушевлением работать дальше, ведь самое сложное на сегодня позади. Никто не сможет обвинить вас в безделии.
Используйте начало рабочего дня, когда вы еще полны сил, на самое важное и ответственное.
Метод «Помодоро»
Этот метод работы был придуман еще в конце 80-х годов прошлого века. С тех пор он получил популярность среди миллионов сотрудников и компаний во всем мире.
Метод очень эффективен и помогает работать, не уставая, весь 8-часовой рабочий день. Объяснение тоже простое: наш мозг работает лучше, если давать ему передышки, а не сидеть за работой несколько часов подряд. Если вы затягиваете с перерывами, то будете уставать быстрее, ваша продуктивность будет сильно страдать.
При этом во время коротких и более длинных перерывов важно отойти или отвернуться от компьютера. Перерыв не означает, что вы можете залезть в социальные сети, на развлекательные сайты и т. д. Лучше встать и размяться, посмотреть в окно, попить воды. В идеале – выйти на свежий воздух.
Отдых
В прошлом пункте мы говорили о коротких перерывах в 3-5 или 15-20 минут, сейчас речь пойдет о полноценном отдыхе и отвлечении.
Если вы работаете с 10 утра и до ночи, пытаясь все успеть, то через какое-то время ваша продуктивность и эффективность начнет существенно падать. Вы можете не замечать этого какое-то время и не относить ваш растущий хронический стресс и усталость, ухудшение здоровья и настроения на счет отсутствия отдыха. На рано или поздно вы поймете, что почти все время чувствуете себя измотанным, недовольным и раздражительным. Качество жизни серьезно упадет, каким бы крепким человеком вы ни были. Рано или поздно, так или иначе.
Такова цена отсутствия отдыха. К каким рекомендациям стоит прислушаться, чтобы избежать этого?
- старайтесь отдыхать по вечерам подальше от компьютера и телефона. Каждый день;
- уделяйте выходные отдыху, а не возможности поработать еще. Изо всех сил сопротивляйтесь желанию работать в субботу и воскресенье;
- ложитесь вовремя и высыпайтесь даже в будние дни: сон и питание играют ключевую роль для здоровья и высокой продуктивности. Хроническая усталость — самое невинное из того, что можно заработать, если систематически недосыпать.
Правильное питание
Питание играет очень большую роль. Все самое необходимое нашему организму для полноценного и продуктивного труда мы получаем именно из пищи. Вечно плохое настроение, упадок сил, сонливость, отсутствие энергии и желания что-то делать можно заработать без чьей-либо помощи, просто плохо питаясь. Для гарантированного усвоения этой истины попробуйте целую неделю есть только сэндвичи.
Постарайтесь нормализовать приемы пищи. Не нужно садиться на какую-то диету, морить себя голодом, становиться веганом, сыроедом и тому подобное. Постепенно меняйте свои пищевые привычки в лучшую сторону:
- поменьше фаст-фуда, побольше привычной пищи, приготовленной самостоятельно или в приличных кафе: мясо, рыба, крупы, злаки, овощи, фрукты; можно позволить себе что-то из фаст-фуда 1-2 раза в неделю, но не больше;
- полноценно питайтесь утром, днем и вечером; если перебиваться шоколадками, бутербродами и булочками, часто пропускать завтраки или обеды, организм первым делом начнет «экономить» на энергии для умственной деятельности (мозг потребляет ее слишком много), что непременно скажется на продуктивности;
- питайтесь разнообразно, не зацикливайтесь только на определенном меню, пусть в вашем рационе будет достаточное количество углеводов, белков, жиров, витаминов и микроэлементов; при разнообразном питании организм получает все необходимое для продуктивной и продолжительной работы;
- не переедайте; лучше питаться понемногу, но часто, чем сразу съесть несколько блюд, а потом мучиться от тяжести в желудке и сонливости.
Нежелательные сайты
Мало кому удается 8 часов не заходить в социальные сети, мессенджеры, сайты с новостями, статьями и так далее. Разве что во время рабочих авралов. Однако, есть несколько советов, которые помогут минимизировать отвлечения, не зависать и оставаться в рабочем настрое:
- не держите открытыми вкладки соцсетей, новостей, развлекательных сайтов и мессенджеров; зашли, прочли, закрыли. Так у вас будет меньше соблазна просто переключиться на них, они не будут «мозолить» глаза и напоминать о своем существовании;
- засекайте короткие отрезки времени для работы (например, 25 минут как в методе «Помодоро»), в течении которых вы занимаетесь только работой и больше ни на что не отвлекаетесь; отрезок прошел — можно на пару минут расслабиться и залезть в мессенджер, чтобы ответить на сообщения;
- для браузеров Chrome и Mozilla Firefox есть множество разных расширений, которые помогают бороться с отвлечением на соцсети и развлекательные сайты; они могут полностью запретить заходить на них в течении рабочего дня, дают на соцсети только определенное количество минут в день и т. д.;
- разлогинивайтесь в соцсетях в браузере; принцип тот же: залогинились, ответили, почитали ленту, разлогинились, закрыли; чем больше препятствий, тем лучше.
Короткий сон
Если вы работаете дома или в вашем офисе есть комната отдыха, диван, кресло, пуфик, то можно позволить себе короткий дневной сон, но не более 15-20 минут.
Усталость после первой половины дня не дает нам выкладываться во второй, в результате чего мы больше отвлекаемся, медленнее работаем и в конце дня у нас не остается сил на семью, друзей и развлечения.
Короткий сон днем существенно увеличивает продуктивность и эффективность работы. Он снимает стресс, восстанавливает силы и дает заряд на продолжение работы. В некоторых странах время на отдых, а также комнаты отдыха обязательны и закреплены в трудовом законодательстве.
Старайтесь ставить будильник и не засыпать дольше, чем на 15-20 минут, чтобы не впадать в более глубокий сон, который требует больше времени на восстановление рабочего настроя.
Выводы
Базовые принципы продуктивности и эффективности придуманы давно, опробованы и работают. Они просты и понятны для всех. Вы можете найти более сложные, замороченные системы и правила, однако без основ далеко продвинуться вряд ли получится. Если не позволять себе отдыхать, не иметь четкого плана, питаться и спать как придется, постоянно зависать на отвлекающих сайтах, то никакие джедайские техники не помогут работать и достигать успеха на протяжении долгого времени.
Не ждите результатов слишком быстро. Иногда на становление собственной системы продуктивности и эффективности, составленную из базовых и продвинутых принципов, уходит какое-то время. Просто пробуйте и экспериментируйте, находите то, что вам подходит, отметайте лишнее и тогда все получится!
